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Nach Eingang des Schlichtungsantrages übersendet das Büro der Ombudsstelle dem Antragsteller eine Eingangsbestätigung und prüft in einem Vorverfahren die Formalitäten, die zur Eröffnung des Schlichtungsverfahrens erforderlich sind (u.a. Zuständigkeit der Ombudsstelle und Formalien des Antrags). Sofern weitere Angaben und Unterlagen erforderlich sein sollten, gibt das Büro der Ombudsstelle dem Verbraucher Gelegenheit, die fehlenden Angaben innerhalb eines Monats nachzuholen.  In Zweifelsfällen legt das Büro der Ombudsstelle dem Ombudsmann den Schlichtungsantrag zur Entscheidung über die Eröffnung bzw. Fortsetzung des Ombudsverfahrens vor.

Nach ausführlicher Prüfung der von den Verfahrensbeteiligten Unterlagen unterbreitet der Ombudsmann den Parteien  unter Berücksichtigung der Rechtslage und ohne eine mündliche Erörterung einen schriftlichen Schlichtungsvorschlag, mit dem die Streitigkeit angemessen beigelegt werden kann.

Der Schlichtungsvorschlag kann innerhalb einer Frist von sechs Wochen durch eine schriftliche Mitteilung an das Büro der Ombudsstelle angenommen werden. Durch Zustimmung beider Parteien wird der Vorschlag dann rechtlich verbindlich. Nach Ablauf der Mitteilungsfrist teilt das Büro den beteiligten Parteien das Ergebnis des Ombudsverfahrens mit. Das Ombudsverfahren ist damit beendet.